Elemen - elemen dalam Continuity Planning

Ada banyak istilah yang diberikan kepada program Continuity Planning. Di antaranya adalah :

Contingency Planning, Disaster Planning, Crisis Planning

                 

Beberapa ahli memberikan perbedaan untuk keempatnya namun untuk diskusi kita kali ini kita tidak melihat perbedaan tersebut dan fokus pada fungsi program ini yaitu membawa perusahaan melewati masa paling kritis dalam kehidupannya.

Tujuan program ini adalah untuk memastikan bahwa :

1.      Adanya kontrol yang cepat, nyata dan penuh otoritas pada saat perusahaan melewati masa kritis akibat killer risks

2.      Kerusakan kemudian dapat dikendalikan

3.      Keamanan dan keselamatan di tempat kerja dikembalikan ke posisi awal

4.      Penilaian tentang kerusakan dapat dilakukan segera

5.      Kontrol operasional dan finansial perusahaan dapat dipertahankan

6.      Brand Image perusahaan di lindungi maksimal

7.      Tanggung jawab perusahaan yang urgent harus segera dipenuhi

8.      Proses untuk kembali ke situasi normal dapat dipercepat

Hanya dengan memastikan bahwa ke delapan hal di atas terjaga dengan baik maka kita memiliki keyakinan bahwa perusahaan dapat melalui masa kritis.  Berikut ini adalah dua contoh keadaan kritis yang dialami perusahaan dan program continuity planning yang mungkin dilakukan.

Bayangkan sebuah Bank yang memiliki jaringan nasabah yang banyak dan sangat luas cakupan geografisnya, maka untuk menunjang kegiatan operasionalnya  Bank ini akan sangat bergantung pada sistem informasi yang canggih. Karena kelemahan manajemen maka bank diserang oleh killer risk.  Misalnya bank gagal  memenuhi batas minimum Capital Adequacy Ratio (CAR) sesuai dengan tuntutan regulator sehingga Bank dinyatakan tidak sehat dan nasabah mulai menarik dana dengan sangat cepat dan diikuti dengan  Bank akan  mengalami kalah kliring di Bank Indonesia.

Maka Program Continuity Planning paling tidak harus menyentuh lima area operasional bank berikut ini :

1.      Bagaimana menjaga agar Infrastruktur IT dan Komunikasi perusahaan tetap berfungsi

2.      Bagaimana agar Informasi atau database yang kritikal untuk perusahaan tetap dimiliki oleh perusahaan

3.      Bagaimana menjaga agar bank dapat tetap beroperasi pada tingkat yang minimal

4.      Bagaimana mempertahankan hubungan dengan supplier dan jalur distrisbusi yang ada

5.      Bagaimana menjaga agar personel – personel kunci tidak pergi meninggalkan perusahaan

Mengapa Program Continuiy Planning harus menyentuh infrastruktur IT dan komunikasi . Sudahlah pasti bahwa era sekarang akan menuntut Bank modern sangat tergantung pada sistem IT.  Sistem informasi teknologi di sini termasuk perangkat komputer mulai dari PC sampai mainframe serta software – software yang digunakan oleh Bank.  Empat poin penting yang harus termasuk ke dalam program continuity adalah :

1.      Seberapa sering data harus di buat back up-nya

2.      Kalau sistem IT terpengaruh oleh killer risks  maka seberapa cepat sistem komputer / IT dapat kembali keposisi operasional yang minimal

3.      Kalau menggunakan sistem IT cadangan, maka spesifikasi sistem cadangan harus dapat mendukung tingkat operasional minimum bank yang bersangkutan

4.      Hal yang sama berlaku untuk sistem komunikasi perusahaan

Selain aset yang dapat dilihat, perusahaan juga memiliki aset yang sifatnya intangible.  Aset ini dapat tersimpan di dalam sistem informasi perusahaan namun dapat juga tersimpan dalam bentuk hard copy. Untuk yang terakhir ini maka program continuity harus masuk ke dalam area sistem filling perusahaan.  Di mana dokumen akan disimpan ? Untuk dokumen – dokumen yang sangat berharga maka apakah harus dibuat copy ? dan apakah masing – masingnya harus disimpan dengan metode penyimpanan dan ditempat yang berbeda ? 

Tsunami yang menimpa Provinsi Aceh dan Sumutera Utara yang lalu memberikan gambaran betapa pentingya kedua hal di atas.  Pada saat itu timbul persoalan : bagaimana memberikan verifikasi atas sebuah klaim yang timbul sehubungan dengan pinjaman kredit dari bank dan polis asuransi. Keadaan pada saat tersebut begitu parahnya di mana nasabah / tertanggung kehilangan bukti diri dan dokumen asli.  Pihak bank / perusahaan asuransi yang berkantor di lokasi kejadian juga kehilangan semua berkas.  Hampir semua data yang tersimpan  pada kantor pemerintahan setempat juga habis tersapu tsunami.

Memang pada akhirnya pemerintah menetapkan prosedur penyelesaian administrasi yang sangat pendek untuk mempermudah semua pihak memproses klaim yang diajukan. Sangat beruntung karena hampir semua bank dan perusahaan asuransi memiliki back – up data di kantor pusat atau di kantor cabang yang lebih besar. Bayangkan apa yang akan terjadi kalau peristiwa sejenis terjadi di kantor pusat perusahaan.  Tanpa sistem back up yang andal maka kehidupan perusahaan akan terhenti / discontinued.

Walaupun didera oleh killer risks bank harus berusaha sekuat - kuatnya untuk bertahan hidup. Bertahan hidup agar kalau nanti saat – saat kritis sudah berlalu maka bank dapat menjalankan recovery planning untuk sehat kembali.  Dengan kata lain bank harus dapat hidup dan menjalankan kewajibannya walaupun pada tingkat yang minimal.  Apakah yang dimaksud dengan tingkat yang minimal ? Adalah tingkat di mana perusahaan masih mampu memenuhi kewajibannya yang paling mendesak. 

Kita ambil kasus tutupnya bank – bank nasional Indonesia  menyusul krisis moneter 1998.  Pada saat itu keadaan sungguh – sungguh kacau.  Banyak nasabah yang tidak bisa menarik dananya karena bank membatasi besar maksimal penarikan,  seharusnya  Bank tidak boleh melakukan pembatasan tersebut, karena  Bank berkewajiban membayar seluruh penarikan yang dilakukan oleh nasabah.  Kondisi minimal sebuah Bank adalah tetap sanggup membayar kewajibannya. Tanpa hal ini maka hampir dipastikan bank tidak akan mampu menjalani Recovery Planning pada tahap berikutnya.

Dalam kondisi yang kepayahan bank juga harus tetap menjaga hubungannya dengan supplier dan seluruh sistem distribusinya. Hubungan ini penting di jaga agar bank dapat sukses menjalankan recovery planning.  Tanpa hubungan yanng baik dengan distributor maka jelas perusahaan akan kesulitan untuk mengembangkan diri pada saat harus bangkit dari kesulitan. Secara fiansial perusahaan akan lemah dan dari segi posisi di market perusahaan dalam kondisi yang meragukan. Pada posisi ini maka kepercayaan dari para pemain di jalur distribusi  akan menentukan berlanjutnya hidup perusahaan.

Hal terakhir yang harus menjadi bagian dari Contingency Planning berkaitan dengan Sumber Daya Manusia perusahaan.  Pada saat di mana perusahaan dalam kesulitan sangat mudah bagi para pegawai – pegawai kunci perusahaan untuk pergi.  Pegawai dengan keahlian khusus akan dengan mudah mendapatkan pekerjaan di tempat lain dan adalah manusiawi kalau mereka kemudian dalam saat – saat yang sulit mempertimbangkan penawaran dari pihak lain tersebut. 

Bertahan di saat kritis, perusahaan tidak akan membutuhkan semua pegawai,  hanya beberapa pegawai yang  memiliki kemampuan tertentu yang harus tinggal di perusahaan.  Pada bagian di atas kita sudah melihat bahwa salah satu hal yang ingin dicapai oleh continuity planning adalah mendapatkan kontrol yang nyata dan efektif pada saat – saat kritis. Hal ini hanya bisa dicapai kalau SDM kunci tetap tinggal bersama perusahaan. Pegawai yang kurang penting relatif dapat direkrut pada saat perusahaan manjalani recovery planning. 

Kepentingan akan SDM menjadi sangat tinggi pada kasus perusahaan yang bergerak di bidang jasa.  Pada perusahaan jenis ini, apa yang menjadi jaminan bagi para pelanggan, supplier atau jalur – jalur distribusi perusahaan adalah SDM perusahaan itu sendiri. Kalau SDM yang bersangkutan pergi meninggalkan perusahaan maka kepercayaan pihak – pihak di atas dapat jatuh ke titik terendah dan perusahaan tidak akan pernah bangkit lagi.

Sebagai contoh lainnya adalah  perusahaan asuransi dimana bisnis perusahaan manjual janji membayarkan ganti rugi pada saat  klaim yang valid diajukan oleh pemegang polis.  Pemegang polis seringkali tidak mau tahu dengan segala kerumitan yang ada di  dalam perusahaan asuransi.  Dalam kasus asuransi jiwa seringkali yang dikenal oleh pemegang polis di perusahaan tersebut hanyalah agen yang mendekati pemegang polis pada saat awalnya. Begitu krusialnya peranan agen pada asuransi jiwa sampai – sampai pada beberapa tahun lalu terjadi banyak terjadi pembajakan agen – agen yang berpresatasi bagus. 

Dalam kondisi perusahaan yang sedang kritis agen akan dengan mudah membawa seluruh pemegang polisnya pindah ke perusahaan asuransi jiwa lain. Berusaha meyakinkan agen – agen untuk tatap tinggal pada masa-masa sulit akan sangat menentukan masa depan perusahaan.  Tentu saja hal ini harus disertai dengan harapan bahwa perusahaan akan mampu melewati masa – masa yang sulit.

Pada bagian di atas kita sudah melihat beberapa contoh killer risks.  Berikut ini adalah sisi lain dari killer risks yang harus menjadi perhatian pimpinan perusahaan.  Risiko – risiko ini disebut Strategic Killer Risks.  Contohnya adalah :

1.      Kegagalan dalam inovasi

2.      Kegagalan dalam memelihara reputasi

3.      Kegagalan dalam memberikan motivasi kepada pegawai

4.      Kegagalan dalam merespon keinginan pasar

Berbeda dengan killer risks biasa (operasional) maka strategic killer risks terjadi karena akumulasi proses manajemen yang buruk di dalam perusahaan.  Semakin lama keadaan perusahaan semakin buruk sampai pada satu saat perusahaan tidak tertolong lagi.   

Kita ambil contoh adalah kegagalan perusahaan dalam merespon keinginan pasar.  Jenis usaha apapun akan mempunyai  pasar yang selalu berubah. Pasar di sini termasuk pelanggan lama, calon pelanggan, kompetitor dan tentu saja regulator.  Semua elemen yang baru disebutkan  secara konstan berubah. Perusahaan harus mampu mengikuti perubahan tersebut atau akan mati karena perusahaan kompetitor yang akan melakukannya.

Sama dengan killer risks pada tataran operasional maka dalam menghadapi strategic killer risks perusahaan membutuhkan continuity planning sebagai bagian dari strategi perusahaan dalam mencapai tujuannya.

Share this post