Sistem Akuntansi Penggajian

Pengertian Gaji dan Upah

Mulyadi (2001) menyatakan, “ Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh).”(h. 373)

Fungsi-Fungsi Terkait

Mulyadi (2001) menyatakan, fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut :

1.   Fungsi Kepegawaian.

Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.

2.   Fungsi Pencatat Waktu.

Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

3.   Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah

Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.

4.   Fungsi Akuntansi.

Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertang- gungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada di tangan: Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya, dan Bagian Jurnal.

a.   Bagian Utang.

Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggungjawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.

b.   Bagian Kartu Biaya.

Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggungjawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja ( untuk tenaga kerja langsung pabrik).

c.   Bagian Jurnal.

Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggunjawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.

5. Fungsi Keuangan.

Fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

Menurut Narko (2002), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan sebagai berikut:

1. Pengawas Absensi

a. Mengawasi pegawai dalam memasukkan kartu hadir ke dalam mesin absensi, untuk memastikan bahwa hanya kartu pegawai yang bersangkutan sajalah yang dimasukkan ke mesin absensi.

b. Membuat  rekapitulasi  waktu  hadir  atau  kerja,  dan  menyerahkan  kepada pembuat daftar gaji.

2. Pembuat Daftar Gaji.

a. Atas  dasar  surat  keputusan  pengangkatan  pegawai,  petugas  ini  membuat daftar gaji untuk pegawai tetap; atas dasar rekap waktu hadir, petugas kemudian membuat daftar upah bagi pegawai yang diupah menurut waktu kerja.

b. Daftar gaji dan upah, dilampiri rekapitulasi waktu hadir atau kerja, dikirim ke bagian utang voucher.

3. Bagian Utang Voucher.

a. Memverifikasi perhitungan dalam daftar gaji dan upah, kemudian membuat voucher.

b. Mencatat voucher dalam voucher register.

c. Menyerahkan voucher dan rekap waktu hadir atau kerja, kepada pembayar gaji.

4. Pembayar Gaji dan Upah.

a. Atas dasar voucher, meminta cek kepada kepala bagian keuangan.

b. Menguangkan cek, dan menyiapkan amlop gaji.

c. Membayar gaji atau upah kepada pegawai, pegawai menandatangani daftar gaji atau upah pada kolom tanda tangan.

d. Memberi cap “LUNAS” pada voucher dan dokumen pendukungnya.

e. Mengirim daftar gaji yang sudah ditanda tangani pegawai (sebagai bukti bahwa gaji atau upah sudah diambil para pegawai), dilampiri voucher, dan rekap waktu hadir atau kerja ke pemegang buku jurnal, buku besar, dan kartu biaya.

5. Pemegang Jurnal, Buku Besar dan Kartu Biaya.

a. Atas dasar daftar gaji atau upah yang diterima dari pembayar gaji, mencatat ke daftar cek (Cek Register).

b. Atas dasar voucher register dan cek register, membukukan ke buku besar, dan kartu biaya yang bersangkutan.

c. Mengarsip semua dokumen.

Share this post