Unsur Pengendalian Intern adalah

Niswonger-Warren-Fess (1999)  berpendapat, untuk mencapai tujuan pengendalian internal, manajemen bertanggung jawab untuk merancang dan menerapkan lima unsur pengendalian internal. Unsur-unsur tersebut adalah sebagai berikut :

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Salah satu faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah falsafah manajemen dan siklus operasi. Manajemen yang terlalu mengutamakan sasaran operasi dan menyimpang dari  kebijakan  pengendalian  bisa  secara  tidak  langsung  mendorong  karyawan untuk mengabaikan pengendalian. Di pihak lain, manajemen yang menekankan pentingnya pengendalian dan mendorong dipatuhinya kebijakan pengendalian akan menciptakan lingkungan pengendalian yang memadai.

Struktur organisasi usaha, yang merupakan kerangka dasar untuk perencanaan dan pengendalian operasi, juga mempengaruhi lingkungan pengendalian.

Selain dua hal di atas, kebijakan personalia juga mempengaruhi lingkungan pengendalian. Kebijakan personalia meliputi perekrutan, pelatihan, evaluasi, penetapan gaji dan promosi karyawan.

2. Penilaian Risiko

Semua organisasi menghadapi risiko. Contoh-contoh risiko meliputi perubahan- perubahan tuntutan pelanggan, ancaman persaingan, perubahan peraturan, perubahan faktor-faktor ekonomi seperti suku bunga, dan pelanggaran karyawan atas  kebijakan  dan  prosedur  perusahaan.  Manajemen  harus  memperhitungkan risiko  ini  dan  mengambil  langkah  penting  untuk  mengendalikannya  sehingga tujuan dari pengendalian internal dapat tercapai.

Setelah risiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari risiko tersebut serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya.

3. Prosedur Pengendalian

Prosedur pengendalian ditetapkan untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis akan dicapai, termasuk pencegahan penggelapan.

4. Pemantauan atau Monitoring

Pemantauan terhadap sistem pengendalian internal akan mengidentifikasi di mana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut. Pada perusahaan besar, auditor internal yang independen terhadap operasi biasanya diberi tanggung jawab untuk memantau sistem pengendalian internal. Di samping itu, auditor eksternal juga mengevaluasi pengendalian internal sebagai bagian normal dari audit tahunan atas laporan keuangan.

5. Informasi dan Komunikasi

Informasi dan komunikasi merupakan unsur dasar dari pengendalian internal. Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian, dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhi tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku. Manajemen juga dapat menggunakan informasi eksternal untuk menilai peristiwa dan keadaan yang berpengaruh terhadap pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.

Mulyadi (2001) menyatakan, unsur pokok pengendalian intern adalah :

1. Struktur  organisasi  yang  memisahkan  tanggung  jawab  fungsional  secara tegas.

Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan.

Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut :

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.  Fungsi  operasi  adalah  fungsi  yang  memiliki  wewenang untuk  melaksanakan  suatu  kegiatan.  Fungsi  akuntansi  adalah  fungsi yang memiliki wewenang   untuk   mencatat   peristiwa   keuangan perusahaan. Dengan pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi-fungsi operasi dan     fungsi     penyimpanan,     catatan     akuntansi     yang diselenggarakan  dapat  mencerminkan  transaksi  sesungguhnya  yang dilaksanakan oleh unit organisasi yang memegang fungsi operasi dan fungsi penyimpanan.

b. Suatu   fungsi   tidak   boleh   diberi   tanggung   jawab   penuh   untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas otorisasi dari pejabat yang  memiliki  wewenang  untuk  menyetujui  terjadinya  transaksi  tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

3. Praktik  yang  sehat  dalam  melaksanakan  tugas  dan  fungsi  setiap  unit organisasi.

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara yang menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah :

a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh   yang   berwenang.   Karena   formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi, maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut tercetak, akan dapat mebetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.

b. Pemeriksaan  mendadak  (Surprised  audit).  Pemeriksaan  mendadak dilaksanakan  tanpa  pemberitahuan  lebih  dahulu  kepada  pihak  yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan- kegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain, sehingga terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait, maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.

d. Perputaran jabatan (Job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan   dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan di antara mereka dapat dihindari.

e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara waktu tersebut.

f. Secara    periodik    diadakan    pencocokan    fisik    kekayaan    dengan catatannya. Untuk   menjaga kekayaan organisasi   dan   mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut.

g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya, satuan pengawas intern ini harus tidak melaksanakan  fungsi  operasi,  fungsi  penyimpanan,  dan  fungsi akuntansi, serta harus bertanggungjawab langsung kepada manajemen puncak. Adanya satuan pengawas intern dalam perusahaan akan menjamin efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern sehingga kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi akan terjamin ketelitian dan keandalannya.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Bagaimana pun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Di antara 4 unsur pokok pengendalian intern tersebut di atas, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Di lain pihak, meskipun tiga unsur sistem pengendalian intern yang lain cukup kuat, namun jika dilaksanakan oleh karyawan yang tidak  kompeten  dan  tidak  jujur,  maka  empat  tujuan  sistem  pengendalian intern tidak akan tercapai.

Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, dapat ditempuh melalui berbagai cara antara lain :

a.Seleksi  calon  karyawan  berdasarkan  persyaratan  yang  dituntut  oleh pekerjaannya. Untuk    memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan yang sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut.

b. Pengembangan   pendidikan   karyawan   selama   menjadi   karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.

Share this post