Fungsi dan Proses-proses Manajemen

Fungsi dan Proses-proses Manajemen - Pada awal abad ke-20 seorang industriawan Perancis yang bernama Henry Fayol mengusulkan bahwa semua manajer melaksanakan 5 (lima) fungsi manajemen, yaitu: “merancang, mengorganisasikan, memerintah, mengkoordinasi, dan mengendalikan”.[1] 

Pada pertengahan tahun 1950-an, dua professor UCLA memanfaatkan karya Fayol tersebut dan meringkas fungsi manajemen menjadi 4 (empat), yaitu Planning (Perencanaan), Organizing (Mengorganisasikan), Actuating (Memimpin), dan Controlling (Mengendalikan).

Gambar Fungsi-fungsi Manajemen

Fungsi Perencanaan (PLANNING)

Rencana-rencana dibutuhkan untuk memberikan kepada organisasi tujuan-tujuannya dan menetapkan prosedur terbaik untuk pencapaian tujuan-tujuan tersebut. Dengan adanya rencana, maka menungkinkan:

1. Organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan.
2. Para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konsisten dengan berbagai tujuan dan prosedur yang ada.
3. Kemajuan dapat terus dimonitoring dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan.

Kegiatan-kegiatan dalam fungsi perencanaan dapat dilihat pada gambar di atas. Semua fungsi manajemen sangat tergantung terhadap fungsi ini, sebab fungsi lain tidak akan berhasil tanpa perencanaan dan pembuatan keputusan yang tepat, cermat, serta berkelanjutan. Tetapi sebaliknya juga, fungsi perencanaan yang baik tergantung dari pelaksanaan efektif fungsi-fungsi yang lain.

Fungsi Pengorganisasian (ORGANIZING)

Fungsi ini menciptakan struktur formal dimana pekerjaan ditetapkan, dibagi, dan dikoordinasikan. Sebagaimana halnya yang tertera pada gamba di atas, bahwa pengorganisasian merupakan fungsi manajemen yang didalamnya terdiri dari:

1. Penentuan sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi
2. Perancangan dan pengembangan suatu organisasi yang akan membawa hal-hal tersebut untuk mencapai tujuan
3. Penugasan tanggung jawab tertentu
4. Pendelegasian wewenang kepada individu-individu tertentu untuk melaksanakan tugas-tugasnya.

Fungsi Pengarahan (ACTUATING)

Setelah rencana disusun, mengorganisir sumber daya yang ada maka fungsi selanjutnya adalah menggerakkan atau mengarahkan anggota untuk bergerak dalam mencapai tujuan yang diinginkan.

Fungsi ini secara sederhana adalah bagaimana membuat anggota organisasi mau melakukan apa yang diinginkan organisasi. Dengan demikian fungsi ini sangat melibatkan kualitas, gaya kepemimpinan, motivasi, komunikasi, dan budaya organisasi.

Fungsi manajemen seperti perencanaan dan pengorganisasi menyangkut aspek-aspek yang abstrak dalam organisasi, sedangkan fungsi pengarahan sangat berkaitan langsung dengan anggota dalam organisasi.

Fungsi Pengawasan (CONTROLLING)

Semua fungsi yang ada tidak akan berjalan efektif tanpa adanya pengawasan (controlling). Pengawasan ini merupakan penerapan suatu cara atau tools yang mampu menjamin bahwa rencana yang telah dilaksanakan telah sesuai dengan yang ditetapkan.

Pengawasan dapat terjadi dalam dua sisi, yaitu pengawasan positif dimana mencoba mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan efektif dan efesien. Pengawasan Negatif dimana mencoba menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak akan terjadi kembali.

Pada fungsi pegawasan, terdapat empat (4) unsur yang harus dilakukan, yaitu:

1. Penetapan standar pelaksanaan
2. Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan
3. Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan
4. Pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standar.

Semua fungsi-fungsi di atas harus dilaksanakan oleh manajer kapan saja dan dimana saja kelompok organisasi walaupun terjadi tekanan tipe organisasi, jabatan fungsional dan tingkatan manajemen yang berbeda.

Kegagalan atau kesuksesan suatu organisasi sangat tergantung dari kemampuan manajer untuk melaksanakan fungsi-fungsi tersebut dengan efektif dalam satu tujuan organisasi.

[1] Henry Fayol, General and Industrial Management, Pitman New York, 1949, hal xxi.

Share this post