Dokumen Sistem Penggajian

Menurut  Niswonger,  Warren,  Fess  (1999)  yang  diterjemahkan  oleh  Alfonsus Sirait, dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian sebagai berikut :

1. Register Gaji dan Upah

Register gaji dan upah (payroll register) adalah suatu daftar multikolom yang digunakan untuk mengisi dan mengikhtisarkan data-data yang dibutuhkan dalam setiap periode penggajian.

2. Pencatatan dan Pembayaran Pajak Gaji dan Upah

Pajak-pajak yang berkaitan dengan penggajian menjadi kewajiban perusahaan pada saat gaji yang berhubungan dibayarkan kepada para karyawan. Selain itu, perusahaan juga diwajibkan untuk menghitung dan melaporkan pajak gaji dan upah atas dasar tahun kalender, bahkan sekalipun perusahaan menggunakan tahun fiskal yang berbeda bagi tujuan pelaporan keuangan dan pajak penghasilan.

3. Catatan Pendapatan Karyawan.

Jumlah  pendapatan  masing-masing  karyawan  hingga  tanggal  terakhir  harus tersedia pada akhir setiap periode penggajian.

4.   Cek Gaji dan Upah.

Pada akhir setiap periode penggajian, cek-cek gaji dan upah (payroll checks) disiapkan. Tidak perlu mencatat setiap cek gaji dalam jurnal terpisah, karena semua rinciannya telah tersedia dalam register gaji.

Dalam membayar gaji, sebagian besar perusahaan menggunakan cek-cek gaji yang dapat ditarik dari rekening bank khusus. Setelah data-data untuk periode penggajian dicatat dan diikhtisarkan dalam register gaji dan upah, maka dibukalah satu cek untuk total gaji tersebut dari rekening bank biasa dan disetorkan ke rekening khusus. Kemudian masing-masing cek gaji dibuka dari rekening khusus tersebut dan jumlah cek gaji disertakan dalam register gaji dan upah itu. Salah satu keunggulan dari pemakaian rekening bank khusus untuk penggajian adalah makin sederhananya tugas rekonsiliasi laporan bank. Selain itu, rekening khusus penggajian membentuk pengendalian atas cek-cek gaji dan upah dengan mencegah pencurian atau penyalahgunaan cek-cek gaji yang belum diuangkan. Uang tunai juga dapat digunakan untuk membayar gaji. Namun, sebagian besar perusahaan langsung mendepositokan pembayaran bersih karyawan ke bank.

Mulyadi  (2001)  mengemukakan  bahwa  dokumen-dokumen  yang  digunakan  dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan sebagai berikut :

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah.

Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

2. Kartu Jam Hadir.

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir seti- ap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.

3. Kartu Jam Kerja

Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung  pabrik  guna  mengerjakan  pesanan  tertentu.  Dokumen  ini  diisi  oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. Kartu Jam Kerja hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan.

4. Daftar Gaji dan Daftar Upah.

Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPH Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.

5. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah.

Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.

6. Surat Pernyataan Gaji dan Upah.

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.

7. Amplop Gaji dan Upah.

Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.

8. Bukti Kas Keluar.

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Menurut Narko (2002), bukti transaksi atau dokumen yang digunakan tergantung sistem penggajian yang dipakai, yaitu :

1. Sistem Gaji Tetap

a. Surat keputusan pengangkatan pegawai

b. Surat keputusan golongan gaji

c. Surat keputusan perubahan gaji

d. Daftar Gaji

e. Perincian gaji tiap pegawai

f. Kwitansi gaji (kadang dijadikan satu dengan daftar gaji)

2. Sistem gaji tetap dengan variasi

a. Surat keputusan pengangkatan pegawai

b. Surat keputusan golongan gaji

c. Surat keputusan perubahan gaji

d. Daftar gaji

e. Perincian gaji tiap pegawai

f. Kwitansi gaji (kadang dijadikan satu dengan daftar gaji)

g. Perintah lembur, atau laporan prestasi seperti laporan penjualan per tenaga pemasar (untuk menghitung bonus)

h. Daftar absensi pegawai

3. Sistem upah variable

a. Surat keputusan pengangkatan pegawai

b. Surat keputusan tarif upah

c. Surat keputusan perubahan tarif upah

d. Daftar upah

e. Perincian upah tiap pegawai

f. Kwitansi gaji (kadang dijadikan satu dengan daftar gaji)

g. Laporan prestasi seperti laporan produksi per tenaga buruh

h. Daftar absensi pegawai

Share this post