Fungsi Di Dalam Siklus Dan Pengendalian Intern Pengelolaan Persediaan

Fungsi Di Dalam Siklus Dan Pengendalian Intern Pengelolaan Persediaan - Mengacu  pada  pendapat  Arens  et al. (2000) bahwa siklus persediaan dan pergudangan dapat dipandang sebagai perbandingan dua sistem yang terpisah tetapi satu sama lain saling berhubungan erat, dimana yang satu  menyangkut  arus fisik barang – barang (physical flow of goods) dan yang lain berupa biaya – biaya yang berhubungan (related cost). Pada saat persediaan bergerak di sepanjang perusahaan, harus ada pengendalian yang memadai baik atas pergerakan  fisiknya maupun atas biaya – biaya yang berhubungan. Hal ini bertujuan agar lebih memahami pengendalian tersebut dan bukti – bukti audit yang dibutuhkan untuk menguji keefektifannya. Berikut akan dijelaskan suatu peninjauan singkat terhadap keenam fungsi yang membentuk siklus persediaan dan pergudangan, yaitu :

a.   Memproses order pembelian

Setiap permintaan pembelian (purchase requisitions) digunakan untuk meminta bagian pembelian membuat order atas barang – barang persediaan. Permintaan dapat diajukan oleh pegawai gudang penyimpanan kalau persedian telah mencapai jumlah minimal yang telah ditentukan, order dapat juga dibuat untuk bahan baku yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu pesanan atau order dapat pula diajukan berdasarkan perhitungan persediaan secara periodik oleh orang yang bertanggung jawab   akan   hal   tersebut. Tanpa   memperhatikan  metode  yang  digunakan, pengendalian terhadap setiap permintaan pembelian dan order pembelian yang bersangkutan, umumnya dievaluasi dan diuji terlebih dahulu sebagai bagian dari siklus perolehan dan pembayaran.

b.   Menerima bahan baku baru

Penerimaan barang yang diorder merupakan bagian dari siklus perolehan dan pembayaran.  Barang  yang  diterima  harus  diperiksa  kuantitas  dan  kualitasnya. Bagian yang menerima membuat suatu laporan penerimaan barang yang menjadi bagian dari  dokumentasi yang  dilakukan sebelum pembayaran. Setelah inspeksi, barang  dikirim  ke  gudang, dokumen  penerimaan dikirimkan ke bagian pembelian, gudang dan hutang usaha.

c.   Menyimpan bahan baku

Setelah bahan diterima, lalu disimpan di dalam gudang penyimpanan sampai bahan dibutuhkan untuk kegiatan produksi. Bahan – bahan   dikeluarkan dari gudang ke bagian produksi setelah adanya penyerahan permintaan bahan yang disetujui sebagaimana mestinya, order pekerjaan atau dokumen sejenisnya yang menunjukan jenis dan jumlah unit bahan yang dibutuhkan. Dokumen permintaan ini digunakan untuk membukukan catatan persediaan perpetual dan untuk melakukan pemindah bukuan (book transfer) dari perkiraan bahan baku ke dalam barang dalam proses.

d.   Memproses barang

Proses pengerjaan barang dalam siklus persediaan dan pergudangan sangat bervariasi untuk masing – masing perusahaan. Struktur pengendalian intern amat dibutuhkan untuk menunjukan profitabilitas relatif dari berbagai macam hasil produksi untuk perencanaan dan pengendalian manajemen dalam menilai persediaan untuk tujuan penyajian laporan keuangan.

e.   Menyimpan barang jadi

Setelah barang jadi selesai dikerjakan bagian produksi, penyimpanan dilakukan di gudang  menunggu  pengiriman.  Dalam  perusahaan  dengan  sistem  pengendalian intern yang baik, maka akan dilakukan pengendalian fisik atas barang jadi dengan memisahkannya dalam beberapa area dengan akses terbatas. Pengendalian barang umumnya dianggap bagian dari siklus penjualan dan penerimaan kas.

f. Mengirim barang jadi

Pengiriman barang jadi merupakan bagian  integral dari  siklus  penjualan  dan penerimaan kas.  Tiap pengiriman atau pengeluaran barang jadi harus   didukung dokumen pengiriman yang diotorisasi dengan memadai.

Share this post